Comunicando tarefas e as distribuindo.

Ideias sobre problemas na orientação, criação e distribuição de tarefas para novatos e subordinados.

É uma realidade do dia a dia de uma empresa a distribuição , criação, de tarefas e consequentemente de conhecimento, mas muitas pessoas pecam nesse processo. E caso você queira agregar a empresa, ao produto e ao processo é importante melhorar seu procedimento e forma de lidar com isso, este conteúdo trará sugestões, ideias que podem ser usadas de forma a agregar a uma comunicação mais clara e límpida para todos.

Por que esse pecar é uma realidade, afinal ? Existem diversos fatores mas é possível crer, por experiência e devido ao resultado de pesquisas que saem ano a pós ano, que isso se deve a principalmente o analfabetismo funcional e uma pouco da sensação de superioridade, podendo a sensação ser algo incauto, um acidente , ou a ignorância e um leve quê de superestimar o outro, mas iremos trabalhar como, sendo ignorância no sentido de falta de informação.

O analfabetismo funcional é nesse caso um fator primordial pois desencadeia na segunda causa além de também ser o principal bloqueio, afinal como é possível uma pessoa que foi mal alfabetiza, ou seja, sabe ler e escrever mas de forma porca falta uma compreensão de texto e escrita para conseguir funcionar de forma cem por cento eficaz, consiga passar e receber informações, sinais e mensagens por seu meio defasado de transmissão?

Já a segunda causa deriva-se por estar em um lugar de maior autoridade, não importa aqui ao caso se é voluntário, involuntário, por querer ou “sem querer querendo” como dizia o chave, apenas que acontece, e muitas vezes pode ser falta de tempo, paciência e ou excesso de experiência é algo completamente compreensível. Lembre-se então que com a comunicação mais clara as tarefas serão feitas de forma mais veloz e com certeza terão maior qualidade. Quanto mais cru for uma pessoa ,no assunto e na empresa, mais informações ela vai precisar que se passe a ela e não se pode esperar como um gerente, líder técnico ou qual for a posição do orientador que a pessoa sabe o que o outro sabe logo comunique.

O que fazer então? Como evitar erros e não pecar no processo ?

Primeiro é necessário que o superior e o funcionário quem quer sejam os dois tenham a noção de que ainda não somos capazes de transmitir ideias por pensamento, e de que os outros não são capazes de ler a nossa mente. Isto também serve para quando alguém vai pedir ajuda ou opinião de outrem. Contextualize-se e contextualize-os, diga sobre qual projeto, qual tarefa em que ocasião o que você vai informar está acontecendo e ou deve acontecer. Acredite nem sempre as pessoas lembram de fazer isso e nosso interlocutor fica perdido.

Todo projeto também possui alguma arquitetura, muitas vezes complexas e/ou mal organizadas, é necessário ter uma documentação ainda que breve sobre o que está onde de formar que as pessoas saibam chegar onde precisam no projeto.

Portanto de acordo com a tarefa e o nível de entendimento da pessoa sobre o projeto , linguagem, etc é bom ao passar a tarefa, indicar o local de criar, alterar e consultar . Isso se deve ao fato de que deve-se sempre partir do ponto de que o outro não sabe, e apenas com o conviver e confirmação do que outro conhece devemos ir diminuindo os níveis de detalhes, isso evita do interlocutor perder tempo procurando o que muitas vezes não perguntaria por medo ou acanhamento. Sem contar que ajuda orientar a visão organizacional dos responsáveis do projeto sobre sua arquitetura e como está seu estado de manutenção.

O dia-a-dia é corrido para todos logo quando for se comunicar seja para pedir ajuda ou cobrar de alguém é necessário se informar de forma mais clara possível e assim identificar exatamente projeto, tarefa e assunto ninguém tem a obrigação de saber sobre o que irão conversar antes mesmo da conversa tomar parte. Em especial nos ambientes de Start Up que muitas tarefas e projetos são misturadas entre as funções é bom destacar isso, afinal tem empresas que a pessoas fica apenas em uma tarefa por vez o que não ocorre em uma Start Up na maior parte do tempo.

Não pecar também em ter referências, exemplos, links, documentações , é bom que se organize de forma que sempre que necessário compartilhar acessos que garantam conclusão e qualidade para finalizar a tarefa e código. É provável que quem cria a tarefa já saiba por experiência, conhecimento de causa mesmo, aonde ir e o que procurar em menos de um minutos , presuma então como explicado anteriormente que o coordenado não o saiba , logo envie os links, informações para acessos e ou dicas do que pesquisar fazer.

Outra sugestão que é fundamental, é que coordenador caso domine ou entenda da construção e uso de diagramas, gráficos, controle de fluxo, com ou sem UML use isso para desenhar pois a imagem muitas vezes traz noções e ideias que antes os outros nunca teriam sobre o assunto. Nem todos têm o mesmo entendimento conceitual do problema e isso acaba assimilando mais o outro sobre isto , sobre a empresa e a solução. Desenhar sistemas, escopos , fluxo quando possível e guardar esse conteúdo para compartilhar para os próximos e para as reuniões.

A programação precisa muitas vezes ,se não quase sempre, de entrada e saídas , parâmetros. Em tarefas menores além dos requisitos e funcionamentos descreva o que é disposto para receber e o que precisa de entregar dizendo o que entra e sai da função, programa. Esse costume inclusive possibilita o uso de TDD. Facilitando para novatos no projeto a criação de seus primeiros testes por saber o que usar para determinar a assertividade de suas funções. Tudo quanto for de práticas organizadas são hábitos que devem ser mantidos por serem saudáveis para um projeto.

As tarefas quando entregues a quem for executá-las podem estar engessadas em um alto nível que não é o recomendável. O ideal é que para garantir melhor comunicação e entendimento é bom que se divida em tarefas menores e entregue mais tarefas , isso possibilita o surgimento de dúvidas pontuais e um certo conforto para o novato perguntar dúvidas que um escopo maior poderia coibir o mesmo de fazê-lo. Sem contar que com mais tarefas você cria o hábito do mesmo se organizar para um volume maior de tarefas e ficar dentro do prazo. Seria ótimo que os egressos soubessem tudo mas cada dia que passa parece que a regra e se esperar menos dos outros, mas com uma tutela acredito que é possível melhorar os mesmos para uso da empresa. Com toda certeza o apagão do TI não ajuda com isso e as pessoas acabam pulando de vaga e posição sem antes acabar adquirindo alguma experiência factível dos projetos.

Tentar também ao fim do dia e ao distribuir as tarefas sempre que possível perguntar se houve dúvidas , se tem algo de errado que seja plausível de auxiliar, sanar os bloqueios , necessidades e dificuldades que cabe ao organizador ajudar. Às vezes são poucas palavras o que vai ajudar alguém travado em um tarefa desgarrar da mesma e entregá-la.

Agora também é bom lembrar que nunca se deve dispersar e distribuir os canais de comunicação, escolha apenas uma ferramenta de comunicação e use apenas ela, mantenha toda conversa nela. Seja e-mail, chat, não importa, afinal todo conteúdo pertinente a tarefas, acesso , materiais, fontes e até mesmo dúvidas estarão mais fáceis de acessar futuramente. Ao dispersar com ligação , whatsapp, meios paralelos o canal principal acaba se tornando algo inútil e pouco utilizado e você conseguirá com isto perder informações que antes poderiam ser vitais ao negócio e ou futuras tarefas. Concentrar dados em uma única plataforma é algo excelente para todos envolvidos no final.

Ao perceber um erro singular, ou receber este erro, anote o erro e registre a solução e prepare uma base de conhecimento para consulta ou cobre de quem achou e resolveu ,com ou sem sua ajuda , para que caso o mesmo erro venha a repetir com outros e futuros funcionários apenas indique a base de conhecimento, salvando então horas de depuração , reprodução de conversas , dúvidas entre outras ocorrências mantendo uma forma de se comunicar e explicar cada vez mais robusta e com mais exemplos.

Afinal racionalmente com essas descrições ,que podem parecer banais e tomar alguns minutos que não tomaria da pessoa antes, é possível de exponencializar as chances de sucesso e são formas de se organizar e criar esse hábito na organização ao qual pertence. agora nem tudo são flores para os subordinados e nem podem ser, cobre anotações e organizações deles isso garantirá um nível superior de acesso a informações relacionadas ao que foi comunicado anteriormente como um acesso de memória cache mas em pessoas reais. Evita também ao fazer isso repetições desnecessárias. Com o evoluir do funcionário menos detalhes você acabará dando e tendo que dar e mais conteúdo de alto nível ele conseguirá absorver e agregar a empresa.

No fim o resumo é presuma o desconhecimento dos outros sobre os assuntos, não é ofensivo nem desonroso, pode ajudar e é um bom ponto de começo para ir imediato enquanto se conhece a pessoa e incrementa ou diminui a quantidade e complexidade da informação nas tarefas e de tarefas que o mesmo receberá.

Acredito também que se mais pessoas exercessem da comunicação no seu potencial máximo no ambiente de trabalho e cobra-se de seus pares, superiores e subjugados o mesmo conseguiria-se sanar pelo menos em certo nível o problema do analfabetismo funcional na raça, porque querendo ou não é o trabalho da pessoa que está na linha de frente, se ela não consegue acredito que tentará melhorar para manter-se no cargo e procurar melhorar de cargo. E também você estará fazendo um favor para que as pessoas consigam finalmente se comunicar de verdade.